Мы для похожей задачи приспособили таки функционал "резервирования в заказанных".
При попытке зарезервировать отсутствующее количество досоздаём фиктивный ожидающий приход (можно насоздавать таких заказаных приходов заранее). После этого штатно осуществляется резервирование в заказаных, которое система после фактического прихода автоматически преобразует в физ.зарезервировано.
Непосредственно резервирование заказанных приходов у нас не используется никакими бизнесс-процессами. Поэтому фиктивные проводки в статусе "Зарезервированно в заказанных" ничему не мешают. Единственный момент, чтобы сводное планирование их не видело ожидаемую дату прихода убираем в далёкое будущее.
Вот ещё в тему
Можно ли сломать функционал резервирования в заказанных следующим образом...?