Информирование пользователя о попадании нового обращения/эл почты/задачи/... в список ожидания, путем всплывающего окна Outlook

[NatK]

Добрый день
Суть задачи такая: когда элемент попадает в список ожидания пользователя/подразделения нужно, чтобы ему/им сообщалось об этом. Как вариант рассматривалась отправка писем(реализация путем бизнес-процесса) пользователям, но писем будет слишком много. Взаимодействие с Outlook налажено, отсюда вопрос:
возможно ли как-то настроить информирование о новом элементе в списке ожидания с помощью всплывающего окна (как это происходит, при получении нового письма)?

это нужно для более оперативного реагирования: чтобы пользователи не проверяли списки ожидания каждые пять минут, а сразу узнавали, что им что-то назначили.

Как можно организовать подобное оповещение?